Ogłoszenie otwartego konkursu ofert na wykonanie przez organizacje pozarządowe oraz organizacje pożytku publicznego zadań publicznych w 2023 r. w obszarze: Kultura, sztuka, ochrona dóbr kultury i dziedzictwa narodowego

24 maja 2023

Ogłoszenie otwartego konkursu ofert na wykonanie przez organizacje pozarządowe oraz organizacje pożytku publicznego zadań publicznych w 2023 r.

Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 112/2023 Wójta Gminy Wierzchosławice z dnia 24 maja 2023 r.

Zakres rzeczowy, zasady i tryb konkursu

I. Rodzaj zadania:

Konkurs ofert dotyczy zlecenia realizacji zadania publicznego w zakresie: Wspieranie i upowszechnianie kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i dziedzictwa narodowego.
W szczególności wspierane będą:

wspieranie przedsięwzięć obejmujących ochronę wartości lokalnego dziedzictwa kulturowego oraz edukację patriotyczną;
wspieranie aktywnie działających przedstawicieli folkloru, sztuki ludowej, zespołów i stowarzyszeń kulturalnych, kultywujących tradycje i zwyczaje regionalne: w tańcu, śpiewie, muzyce, rzemiośle;
wspieranie działań propagujących dziedzictwo kulturowe Gminy, ochronę dóbr kultury, tradycji lokalnych i ich promocję;
promocja tradycyjnych świąt i wydarzeń w Gminie;
organizowanie lub wspieranie imprez o charakterze gminnym, mających istotne znaczenie dla rozwoju kultury w Gminie;
wspieranie przedsięwzięć związanych z ochroną i wspieraniem twórczości ludowej, propagowanie rękodzieła ludowego;
wspieranie edukacji kulturalnej i artystycznej dzieci i młodzieży.

Cele zadania:

wzbogacenie oferty kulturalno-artystycznej gminy;
upowszechnienie folkloru i dziedzictwa narodowego;
propagowanie kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i dziedzictwa narodowego.

Termin realizacji zadania: 1.08.2023 r. do 31.12.2023 r.
Oczekiwane rezultaty zadania oraz oczekiwane źródła danych o osiągniętych wskaźnikach:

Liczba wydarzeń kulturalnych (np. koncert, warsztat, konkurs) – sposób mierzenia np. zestawienie programów wydarzeń, dokumentacja fotograficzna, plakaty, ulotki;

Dodatkowo oferent może wskazać rezultaty zadania adekwatne do realizowanych w ofercie działań.

II. Wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację tych zadań w 2023 r. wynosi – 40 000 zł.
W roku 2022 wydatkowano kwotę – 40 000 zł.

III. Zapewnienie dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami

W ramach realizowanego zadania publicznego na podstawie umowy zawartej z Gminą Wierzchosławice oferent ma obowiązek zapewnienia dostępności architektonicznej, cyfrowej, informacyjno-komunikacyjnej (adekwatnie do charakteru zadania publicznego) osobom ze szczególnymi potrzebami na poziomie minimalnych wymagań, określonych w art. 6-7 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz.U. 2020 poz. 1062).
Minimalne wymagania służące zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami określone w art. 6 ww. ustawy, obejmują:
1. w zakresie dostępności architektonicznej:
a) zapewnienie wolnych od barier poziomych i pionowych przestrzeni komunikacyjnych budynków,
b) instalację urządzeń lub zastosowanie środków technicznych i rozwiązań architektonicznych w budynku, które umożliwiają dostęp do wszystkich pomieszczeń, z wyłączeniem pomieszczeń technicznych,
c) zapewnienie informacji na temat rozkładu pomieszczeń w budynku, co najmniej w sposób wizualny i dotykowy lub głosowy,
d) zapewnienie wstępu do budynku osobie korzystającej z psa asystującego, o którym mowa w art. 2 pkt 11 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 426, 568 i 875),
e) zapewnienie osobom ze szczególnymi potrzebami możliwości ewakuacji lub ich uratowania w inny sposób;
2. w zakresie dostępności cyfrowej – wymagania określone w ustawie z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych;
3. w zakresie dostępności informacyjno-komunikacyjnej:
a) obsługę z wykorzystaniem środków wspierających komunikowanie się, o których mowa w art. 3 pkt 5 ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o języku migowym i innych środkach komunikowania się (Dz. U. z 2017 r. poz. 1824), lub przez wykorzystanie zdalnego dostępu online do usługi tłumacza przez strony internetowe i aplikacje,
b) instalację urządzeń lub innych środków technicznych do obsługi osób słabosłyszących, w szczególności pętli indukcyjnych, systemów FM lub urządzeń opartych o inne technologie, których celem jest wspomaganie słyszenia,
c) zapewnienie na stronie internetowej danego podmiotu informacji o zakresie jego działalności – w postaci elektronicznego pliku zawierającego tekst odczytywalny maszynowo, nagrania treści w polskim języku migowym oraz informacji w tekście łatwym do czytania,
d) zapewnienie, na wniosek osoby ze szczególnymi potrzebami, komunikacji z podmiotem publicznym w formie określonej w tym wniosku.
Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy o zapewnianiu dostępności, w indywidualnym przypadku, jeżeli oferent nie jest w stanie, w szczególności ze względów technicznych lub prawnych, zapewnić dostępności osobie ze szczególnymi potrzebami w zakresie, o którym mowa w art. 6 pkt 1 i 3 (minimalne wymagania w zakresie dostępności architektonicznej i informacyjno-komunikacyjnej), oferent ten jest obowiązany zapewnić takiej osobie dostęp alternatywny.
Według art. 7 ust. 2 ustawy z dnia 19 lipca 2009 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, dostęp alternatywny polega w szczególności na:
1) zapewnieniu osobie ze szczególnymi potrzebami wsparcia innej osoby lub
2) zapewnieniu wsparcia technicznego osobie ze szczególnymi potrzebami, w tym z wykorzystaniem nowoczesnych technologii lub
3) wprowadzeniu takiej organizacji podmiotu publicznego, która umożliwi realizację potrzeb osób ze szczególnymi potrzebami, w niezbędnym zakresie dla tych osób.
Oferent powinien w taki sposób zaplanować i realizować zadanie publiczne, aby nie wykluczało z uczestnictwa w nim osób ze szczególnymi potrzebami. Informacje w zakresie zapewnienia dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami oferent jest zobowiązany zawrzeć w pkt. 4 oferty: Plan i harmonogram na rok 2023.
W przypadku nie uwzględnienia w ofercie konkretnych działań dotyczących zapewnienia dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami oferta podlega uzupełnieniu na etapie oceny formalnej.

IV. Zasady przyznawania dotacji

Udzielanie dotacji następuje zgodnie z art.16 ust.1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U.2023.571 t.j.)
W konkursie mogą brać udział podmioty określone w §3 ust.2 i 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U.2023.571 t.j.)
Beneficjentami zadań będą mieszkańcy Gminy Wierzchosławice.
Zlecenie realizacji zadania publicznego będzie mieć formę wspierania wykonywania zadań publicznych, wraz z udzieleniem dotacji na dofinansowanie ich realizacji. Wysokość udzielonej dotacji z budżetu gminy nie może przekroczyć 90% całkowitych kosztów zadania. Oferent zobowiązany jest wykazać w składanej ofercie wkład własny finansowy lub wkład własny finansowy i niefinansowy (osobowy i rzeczowy) w wysokości co najmniej 10% wszystkich kosztów realizacji zadania. Minimalny wkład własny finansowy wynosi 50 zł.
W wyniku postępowania konkursowego może być wybrana więcej niż jedna oferta.
W jednym naborze konkursowym oferent może złożyć tylko jedną ofertę na realizację projektu.
Złożenie oferty nie jest równoznaczne z zapewnieniem przyznania dotacji lub przyznaniem dotacji w oczekiwanej wysokości. Kwota dotacji może być niższa od określonej w ofercie. W takim przypadku wnioskodawcy przysługuje prawo negocjowania zmniejszenia zakresu rzeczowego oraz kosztorysu zadania lub rezygnacji z jego realizacji.
W przypadku przyznania dotacji w wysokości innej niż wnioskowana, oferenci zobowiązani są, w terminie 14 dni od dnia ogłoszenia wyników konkursu, do dostarczenia do Urzędu korekty kosztorysu i harmonogramu projektu wraz z aktualizacją zapisów oferty. Po upływie tego terminu przyjmuje się, że oferent nie jest związany złożoną ofertą i rezygnuje z przyznanej dotacji. Oferent może również przed upływem tego terminu złożyć oświadczenie, że nie będzie związany złożoną ofertą.
Jeżeli organizacja pozarządowa lub podmiot, któremu przyznano dotację nie podpisze umowy na realizację zadania w terminie 30 dni od dnia ogłoszenia wyników konkursu przyjmuje się, że oferent nie jest związany złożoną ofertą i rezygnuje z przyznanej dotacji.
Przepis ust. 9 nie stosuje się jeżeli organizacja pozarządowa lub podmiot, któremu przyznano dotację nie dopełnił obowiązku wynikającego z ust. 8.
Wójt może odmówić podmiotowi wyłonionemu w konkursie przyznania dotacji i podpisania umowy w przypadku, gdy okaże się, iż rzeczywisty zakres realizowanego zadania wskazany w ofercie dostosowanej do wysokości przyznanej dotacji znacząco odbiega od opisanego w ofercie pierwotnej.

V. Termin i warunki realizacji zadania

Zadanie powinno być zrealizowane do 31.12.2023 r. Szczegółowy termin wykonania zadania określony zostanie w umowie.
Zadanie powinno być wykonane z najwyższą starannością zgodnie z zawartą umową oraz obowiązującymi przepisami właściwymi dla przewidzianych w ofercie działań.
Ze środków z dotacji nie mogą być finansowane wydatki dokonane przed datą zawarcia umowy o udzielenie dotacji.
Koszty administracyjne nie mogą przekroczyć 20% kosztów realizacji zadania.
W trakcie realizacji zadania mogą być dokonywane zmiany w zakresie sposobu i terminu realizacji zadania. Zmiany istotne wpływające na sposób realizacji zadania wymagają zgłoszenia w formie pisemnej i uzyskania zgody Gminy Wierzchosławice przed ich wdrożeniem. Do zmian takich zalicza się np. dodanie nowego działania, rezygnację z realizacji działania, zmianę wpływającą na rezultaty zadania zgodnie z punktem 6. Oferent zobligowany jest przedstawić zaktualizowany zakres działań/harmonogramu po uzyskaniu zgody na wprowadzenie zmian. Zmiany nie wymagają aneksu do umowy chyba, że wpłyną na czas trwania zadania.
W trakcie realizacji zadania mogą być dokonane zmiany w zakresie przyjętych rezultatów zadania publicznego. Zmiany powyżej 10 % poszczególnych założonych rezultatów wymagają zgody Gminy Wierzchosławice i nie wymagają aneksu do umowy.
Zadanie zostanie zrealizowane jeżeli osiągnięty zostanie poziom 90% założonych rezultatów.
W trakcie realizacji zadania publicznego mogą być dokonywane przesunięcia pomiędzy pozycjami kosztorysu. Dopuszcza się możliwość zwiększenia danej pozycji kosztów do 30 % jej wysokości. Zmniejszenie nie jest limitowane. Zmiana powyżej 30% danej pozycji kosztorysowej wymaga uprzedniej, pisemnej zgody Gminy Wierzchosławice. Pisemnej zgody wymaga również utworzenie nowej pozycji budżetowej w ramach kwoty dotacji. Oferent zobligowany jest przedstawić zaktualizowany budżet oferty po uzyskaniu zgody na wprowadzenie zmian. Zmiany powyższe nie wymagają aneksu do umowy.
Przesunięcia o których mowa w ust. 8 są możliwe pod warunkiem zachowania % udziału środków własnych oraz % udziału kosztów administracyjnych realizowanego zadania.

VI. Termin i miejsce składania ofert.

Złożona oferta musi być zgodna z wzorem określonym w rozporządzeniu Przewodniczącego Komitetu do spraw pożytku publicznego z dnia 24 października 2018r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umów dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz.U. 2018r. poz.2057)
Ofertę należy przygotować według następujących zasad:
a) formularz oferty należy opracować w języku polskim,
b) oferta musi być przedstawiona w formie drukowanej i w sposób czytelny (oferty wypełniane odręcznie nie będą rozpatrywane),
c) nie należy zmieniać układu pytań oferty,
d) oferta musi być kompletna i zawierać odpowiedzi na wszystkie wymagane pytania, jeśli którekolwiek pytanie nie dotyczy oferenta czy zgłaszanego przez niego projektu, należy to jasno zaznaczyć (np. wpisać „nie dotyczy”),
e) podawane informacje winny być wystarczająco szczegółowe, aby zapewnić jasność i czytelność ofert, zwłaszcza z zakresie sposobu realizacji rezultatów.
Do oferty należy dołączyć następujące dokumenty:
1) statut,
2) aktualny dokument stanowiący o podstawie działalności organizacji lub podmiotu potwierdzający status prawny i umocowanie osób go reprezentujących – tylko w przypadku zarejestrowania organizacji lub podmiotu w organie rejestracyjnym innym niż Krajowy Rejestr Sądowy,
3) aktualne pełnomocnictwo zarządu (lub innego organu wykonawczego) dla osób składających ofertę – tylko w przypadku oferty składanej przez oddział terenowy nie posiadający osobowości prawnej.
Wszystkie przedkładane kopie dokumentów muszą być, na pierwszej lub ostatniej stronie odrębnego dokumentu, potwierdzone za zgodność z oryginałem, opatrzone aktualną datą, pieczęciami (pieczęć ogólna organizacji lub podmiotu i imienne) oraz podpisami osób, upoważnionych do składania oświadczeń woli w imieniu organizacji pozarządowej lub podmiotu. Jeżeli osoby uprawnione nie dysponują pieczątkami imiennymi to podpisują się czytelnie z zaznaczeniem pełnionej funkcji.
Ofertę i załączniki podpisują osoby upoważnione do reprezentowania oferenta i składania w jego imieniu oświadczeń woli.
Oferty należy składać w terminie do 16 czerwca 2023 roku do godz. 15:00 na Dzienniku Podawczym w Urzędzie Gminy Wierzchosławice (parter) lub pocztą. Na kopercie należy umieścić następujące informacje: pełną nazwę wnioskodawcy i jego adres, nazwę obszaru/dziedziny, do której organizacja lub podmiot składa ofertę: Kultura, sztuka, ochrona dóbr kultury i dziedzictwa narodowego – Wspieranie i upowszechnianie kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i dziedzictwa narodowego, tytuł zadania publicznego, adnotację „Nie otwierać przed posiedzeniem komisji z otwarciem ofert”. Decyduje data wpływu oferty do urzędu lub data złożenia w siedzibie Urzędu Gminy Wierzchosławice.

VII. Kryteria i tryb stosowane przy dokonywaniu wyboru ofert.

Komisja dokonuje oceny ofert w terminie 14 dni od dnia, w którym upłynął termin składania ofert.
Wszystkie oferty zostaną poddane ocenie pod względem formalnym i merytorycznym przez Komisje Konkursową powołaną przez Wójta Gminy.
Oferta zostanie odrzucona pod względem formalnym i nie będzie rozpatrywana w postępowaniu konkursowym, gdy:
a) zostanie złożona przez nieuprawniony podmiot;
b) zostanie złożona po terminie lub w formie innej niż wskazana w pkt. VI. ust. 1 niniejszego dokumentu;
c) w całości nie będzie odpowiadać tematyce i rodzajowi zadania publicznego ogłoszonego konkursu,
d) oferent nie prowadzi działalności statutowej w dziedzinie objętej konkursem,
e) oferta zostanie złożona bez podpisów osób uprawnionych do reprezentowania podmiotu zgodnie z dokumentem stanowiącym o podstawie działalności oferenta,
f) formularz oferty jest niekompletny – nie zostały wypełnione wszystkie pola,
g) oferta nie zawiera minimalnego wkładu własnego wymaganego w ogłoszeniu lub koszty administracyjne przekraczają dopuszczalny % kosztów realizacji zadania,
Do ofert, które podlegają jednokrotnemu usunięciu braków i nieprawidłowości należą te, w których:
– nie załączono wymaganych załączników wskazanych w ogłoszeniu konkursowym lub złożono je niekompletne;
– kopie załączników nie spełniają wymogów ważności tj. nie zastały przygotowane zgodnie z pkt. VI. ust.4 niniejszego dokumentu;
– brakuje w ofercie zapisów dot. zapewnienia dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami w pkt. 4 oferty;
Braki formalne i nieprawidłowości wskazane w ust. 4 mogą zostać usunięte w terminie do 3 dni od daty otrzymania przez oferenta powiadomienia o konieczności uzupełnienia oferty. Powiadomienie będzie przekazane za pomocą wiadomości e-mail na adres poczty elektronicznej oferenta wskazany w ofercie. Nie uzupełnienie wskazanych braków i nieprawidłowości lub uzupełnienie ich po terminie spowoduje odrzucenie oferty.
Przy ocenie merytorycznej ofert Komisja bierze pod uwagę następujące kryteria:
1) możliwość realizacji zadania publicznego przez oferenta [0-10] pkt
2) przedstawioną kalkulację kosztów realizacji zadania publicznego, w tym w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania [0-20] pkt
3) proponowaną jakość wykonania zadania i kwalifikacje osób, przy udziale których oferent będzie realizować zadanie publiczne (w tym sposób zapewnienia dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami) [0-40] pkt
4) planowany przez oferenta udział środków finansowych własnych lub środków pochodzących z innych źródeł na realizację zadania publicznego [0-10]pkt
5) uwzględnia planowany przez oferenta wkład rzeczowy, osobowy, w tym świadczenia wolontariuszy i pracę społeczną członków [0-10]pkt
6) uwzględnia analizę i ocenę realizacji zleconych zadań publicznych w przypadku oferenta, który w latach poprzednich realizowały zlecone zadania publiczne, biorąc pod uwagę rzetelność i terminowość oraz sposób rozliczenia otrzymanych na ten cel środków [0-10] pkt.
Ocena Komisji wraz z propozycją wysokości dofinansowania zadania zostanie przekazana Wójtowi Gminy, który podejmie ostateczną decyzję.